今更聞けない！「RPA」でできることとは？導入メリットを簡単に解説

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称であり、”ソフトウェアロボットによる業務の自動化“を意味します。主にバックオフィス業務を自動化することで、時間短縮、さらには業務の高効率化につながると企業間でも話題になっています。

ただ、RPAは費用がかかり、大企業向けのツールのイメージがあるせいで、自社には関係ないと感じる方もいるのではないでしょうか。しかし、RPAはあらゆる規模の企業において必須なツールです。そこで本記事では、「RPAで何かできるかわからない」、または「業務効率化を図る方法を知りたい」方に向けて、導入の必要性やメリットを分かりやすくご紹介します。

RPAの普及が加速した背景

RPAは、国内では2016年頃から導入の動きが広がり、2022年の現在ではRPAは多くの企業で導入され、各社は業務プロセスの改善を着々と進めています。
具体的な普及の背景として、以下の2点があると考えられています。

労働力人口の減少により、生産性向上が重視されるように

まず背景にあるのが、少子高齢化です。少子高齢化が加速すると、さまざまな業界で労働力が不足すると予測されています。現に総務省統計局によると、下図の通り労働力人口は増加傾向にあったものの、2019年を境に減少しつつあります。

(出典:総務省統計局「労働力調査（基本集計）2021年（令和３年）平均」PDF)

そこで、『知的労働者(デジタルレイバー)』として名高いRPAが新たな戦力として期待されています。RPAは、人間の代わりに業務を24時間365日こなし、深刻な人材不足を補う解決策となるのです。

RPA利用動向が変化し、これからは”普及フェーズ”へ

現在では未だ中規模・小規模企業は、大手・中堅企業に比べて導入率が低い状況が続いています。現に、リサーチ会社の株式会社ＭＭ総研によると、2021年時点では、年商50億円以上の大手・中堅企業の導入率は37％、年商50億円未満の中規模・小規模企業は10％となっています。

しかしながら、今後RPAの認知が広がれば、導入企業が増加する見込みが立っています。同調査では、2022年度末には、大・中規模企業では50％、中・小規模企業では28％の導入率が予想されています。そのため、最初は大手から始まったRPAも徐々に中堅企業まで広がっていき、今後あらゆる企業におけるRPAの導入率はますます増加していくといえるでしょう。

出典：株式会社ＭＭ総研「RPA国内利用動向調査 2021」（2021年1月時点）

導入して何が変わるか？

RPAはロボットが人の手で行っていた作業を自動で行います。これにより、従来、手作業では時間が掛かっていた作業の時短や効率化が可能になります。
実際、RPAの導入で企業の業務がどのように変わるのかを詳しく解説します。

RPAの仕組み

RPAがどのように業務を実行するのかは、以下の通りです。

1. 自動化したい業務を一つ一つ細分化する。
2. 作業の「シナリオ」を作成し、RPAに指示を与える。
3. シナリオに基づいてRPAが作業を行う。

このシナリオ化さえ完了すれば、人間が操作しなくても自動的に作業を繰り返し行うため、相性の良い業務だと、劇的な時間短縮になります。

RPAでできること

RPAでできることは “PC操作の自動化”です。人間が行う操作をRPAロボットが自動的に実行します。あらかじめ与えられた指示通りにしか作業が行えないため、臨機応変に対応を変える必要がない単純な作業に向いています。

具体的には以下のような作業が当てはまります。

• 入力…システムやWebサイトへの入力処理
• 収集…システムログやWebサイトから必要な情報を収集
• 照合…入力内容やデータベースなど複数のデータを比較し、差異がないかチェック

など、人間にとって面倒だったりミスしやすかったりする作業を自動で処理させることで、業務効率が格段に上がり、大幅に時間短縮ができます。
業務改善例としては、典型的なパターンがあり、複雑な判断を必要としない、大量の処理を繰り返し行う業務と非常に相性が良いといえるでしょう。

製造業

短納期や小ロットなど様々な対応により、処理内容や管理が複雑化してしまうと、手作業によるミスや勘違いによるトラブルが発生しやすくなり、期日通りに納品できない可能性が生まれてしまいます。
そこで、基幹システムへの受注入力を自動化すれば、入力作業時間が短縮され、人為的ミスを防ぐことができます。

商社

取引先が多岐にわたるため、毎日多くの取引先から問い合わせがあるので、問い合わせ業務に対応を追われることも珍しくありません。
そこでRPAを使い、電話・メール・FAXと様々なチャネルからの問い合わせを一元化し、対応内容を関係社員に自動で共有すれば、迅速かつ的確な問い合わせ対応が可能になります。

小売業

欠品や過剰在庫を避け、適正在庫の維持はなかなか難しいことです。
そこで、RPAで在庫管理システムと販売管理システムを連動すれば、顧客が希望するタイミングで商品を適切に提供することができ、販売機会を最大化できます。

導入方法

RPAの導入方法は以下の4ステップです。

1. 業務の棚卸・導入業務の決定
2. RPAツールの選定
3. 実証実験(PoC)
4. RPAの本格導入

ステップ①：業務の棚卸・導入業務の決定

自社の業務を徹底的に細分化し、RPAで自動化できそうな業務を洗い出します。
いきなり全ての業務をRPAに移行させるのではなく、課題の度合いや見込まれる効果が高い順に優先順位を決め、どの業務をRPAで自動化するかを決定します。

ステップ②：RPAツールの選定

使いやすさ・サポートの充実度・費用などを加味して、ツールを選定します。
中小企業は大企業に比べて自動化すべき業務量が相対的に少ないので、高スペックなツールを選定してしまうと予想以上に導入・運用コストが高額になってしまう可能性があります。
実際に操作テストをして、自社の予算やニーズに合った、自社にとって最適なツールを慎重に選ぶようにしましょう。

ステップ③：実証実験(PoC)

PoCと呼ばれる実証実験 を行います。イメージ通りに自動化できるか、効果を検証 することを実証実験といいます。
このステップでは、本格導入する前に、導入業務のうち一部の業務のみ検証 するようにしましょう。最初から導入業務すべてをRPA化してしまうと、大規模なシステムエラーが起こった時に対処が難しくなるためです。

ステップ④：RPAの本格導入

残りの業務にもRPA導入を行っていきます。本格導入を行った後も、引き続き効果検証を行い、必要に応じて改善をしていきます。

RPAの導入メリット

業務品質の向上

煩雑で定型的な業務は、人間が行うとどうしてもミスが発生するものです。RPAは予め決められたシナリオに沿って処理するため、単純作業を正確に行うことができます。
具体的に以下のような業務や業種が当てはまります。

• 経理部門：経費精算や会計システムへの入力など、ミスが許されない作業を正確に行う。
• 製造業：品質チェックにおいて、ロボットがシナリオに従ってチェックするため、いつでも安定した品質を顧客に提供できる。

人的資源の最適化

人間が行ってきた単純作業をRPAに代行させることで、25～50％の人件費削減が実現すると言われています。RPAは24時間365日 稼働が可能な上、人間では考えられないほどのハイパフォーマンスを出し続けられるからです。

• 事務作業：ルーティンワークに割いていた人員をその他のコア業務に回せられる。
• 小売業：販売管理等のオペレーションの自動化で、業務プロセスを改善でき、残業代などの人件費を大幅に削減できる

売上拡大

単体で利益を生むことのないノンコア業務から、利益を直接創出できるコア業務へリソースを割くことができ、売上拡大に繋げられます。
また、RPAで浮いた経費で、成長分野や最新設備など、積極的な投資もできる。

まとめ

RPAで業務効率化が実現できれば、企業活動に良い影響を及ぼすことがお分かりいただけたのではないでしょうか。2022年の現在、テクノロジーの進化とデジタル化社会の進展により企業を取り巻く環境は大きく変わりつつあります。他社に後れを取らないためにも、今からでもRPAの導入を検討する必要があります。まずは、自社に合うツールを選択するため、業務の棚卸してみてはいかがでしょうか。