BPRとは？導入に必要なステップから有効なフレームワークまで解説

働き方の変化に伴い、働き方改革やDXを急ぐ会社も多いでしょう。現状の企業活動では対応できないと感じているなら、BPRの導入で職場環境の抜本的な改善が向いています。

この記事ではBPRの概要や導入メリット、導入する手順について解説しています。また、実際に導入を検討している人向けに、効果的なフレームワークや成功事例についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

BPRとは業務プロセス改革のこと

BPRとは、業務のベースとなる目的や現在の活動状況のギャップを見直すことで、いかに例示した項目を再構築していく考え方です。

• 組織構造
• 企業ルール
• 業務フロー

BPRは1993年出版された書籍「リエンジニアリング革命」を機に世界中に広まった考え方で、多くの企業に活用されてきました。

近年では業務のIT化・アウトソーシング化が加速していることから、システム導入や外部委託、ネットサービス利用といった様々な項目がBPRの対象となっています。

BPRを導入し企業が実施している業務プロセスを見直すことができれば、今まで負担となっていた項目の改善やボトルネックの洗い出し、業務の軌道修正が可能です。

BPRと業務改善では概念が異なる

BPRのことを「業務改善」と同じイメージで考えてしまう人もいるでしょう。確かに言葉のとらえ方としては似ていますが、異なる概念を持つ考え方です。

BPRは業務プロセスを俯瞰的な位置から見直し、企業のベース部分から再構築を行う考え方です。一方、業務改善は業務プロセスに触れることはなく、一部の無駄や負担を減らすことを目的とした考え方となります。

このことから、BPRには業務プロセスのシフトチェンジを目的としていることが分かるでしょう。業務改善では対応できない業務など、複雑化した現代のニーズに合う企業へと軌道修正するために重要視されている考え方です。

BPRの発祥と歴史

BPRは1990年代初頭に低迷していたアメリカの企業競争を回復させるため、導入されたのが発祥だといわれています。

当時のアメリカはトップダウン型の大規模リストラが起きており、大量の失業者が生まれていました。その課題を解決し経済を安定化するためにBPRの考え方が生まれ、アメリカを皮切りとして世界各国で用いられています。

なぜ今BPRが注目されているのか

日本でBPRの考え方が注目されはじめたのは、高度経済成長期の終わりを告げたバブル崩壊のタイミングです。ただし以下に示す項目の影響を受けて、近年再注目されるようになりました。

• 働き方改革の必要性
• IT化の加速
• DX化の推進

ブラック企業の慢性的な課題である超過残業の他にも現場作業の効率化を目的として、社員が働きやすい環境をつくるために業務改革が進んでいる状況です。しかし、多くの企業は人手不足や資金不足の影響で上記項目に対応できずにいます。

そこで、現在の業務プロセスを抜本的から改革し、コストや負担を大幅に減らすことができるBPRの考え方に注目が集まっているのです。

BPR導入によって得られる3つのメリット

BPRが持つ考え方を取り入れていけば、企業が行っている業務プロセスを効率よく改革できます。では、具体的にどのような効果を得られるのでしょうか。

BPR導入で得られるメリットを、3つの項目に分けて紹介していきます。

業務効率化や生産性向上が飛躍的に進む

BPR導入で業務を俯瞰的に確認できれば、業務全体を「見える化」できます。

業務内容を項目ごとに言語化し、必要性の有無や他の業務との連携方法などを見直すことが可能です。つまり表面的な変更のみならず、詳細度を高めた業務効率化や生産性向上の検討が行えます。

もし簡略的な改善対応を行った場合、表面的な見直ししか行われません。BPR導入では具体的な改善や、既存のルールにとらわれない抜本的な見直しが実現できます。

組織全体が改善して業務目標を達成できる

BPRの導入は企業活動の部分的な改善ではなく、全体を見通した改善に役立ちます。中でも組織全体のコストや負担を見直しできることから、資金計画や組織の改正など大規模なプランニングに役立つでしょう。

また企業の目標に応じた組織づくりも可能です。企業の進むべき方向が変化すると、組織間の連携や課題が業績アップの妨げになることがあります。組織全体を構築し直し、業務目標が達成しやすい状態を作れます。

顧客と社員の満足度が向上する

BPRの導入によって業務プロセスが改善すると、サービス品質の向上が期待できます。その結果、自社商品やサービスを利用する顧客の満足度も高まるでしょう。

また組織や企業ルールの見直しにより社員が働きやすい環境が構築できるため、社員の満足度向上も見込めます。

このようにBPRは顧客と社員の双方にメリットがあるため、働き方改革に大きく貢献できる考え方だといえます。顧客と社員の双方の満足度を考えることによって、長生きする企業活動を実現できるでしょう。

BPR導入に必要な5ステップ

ここでは、5つのステップに分けて業務改革に利用するBPRの手順を解説していきます。企業が抱える業務の課題を解決するため、各項目をチェックしてください。

ステップ1：現状を把握する

まずは、既存業務の現状を把握することが必要です。業務内容や課題を含む現状を言語化・図化してみましょう。

中でも現状分析に利用しやすいのは「業務フロー図」の作成です。次に示す項目を整理していきましょう。

• 組織内の部門の目標・活動
• 部門内の誰が担当で、何をやるか
• 業務が発生するシーン
• システムを使った自動化の割合
• 担当者ごとの業務内訳やボリューム
• 業務及び詳細なプロジェクトの課題

BPRを成功へ導きたいのなら、状況把握が欠かせません。企業活動及び業務に関する要点をまとめてください。

ステップ2：課題を分析する

業務フローを作成すると、企業活動の流れが可視化できます。業務プロセスの全体像を俯瞰的な視点で確認できれば、組織・人材・システム等の項目から次のような無駄を見つけられるでしょう。

• 重複した費用
• 利益にならない活動
• 業務の属人化
• 人手不足の業務

業務の無駄が見つかれば、重要課題としてピックアップできます。改善には課題抽出が欠かせないので自社の課題を探してみてください。

ステップ3：実行計画を立てる

業務の課題が抽出できたら優先順位を付けていきましょう。どの項目がネックポイントになっているのか確認することで、実行計画が立てやすくなります。また優先順位を付ければ、業務効率化のスピードを高められるでしょう。

実行計画を立てて課題解決を目指す際には、予期せぬトラブルが発生する場合もあります。あらかじめリスクマネジメントを行い、将来発生するであろうトラブル回避の対策を検討しておくことも大切です。

ステップ4：実行する

計画やリスクマネジメントが完了したら、実際に改革を進めていきましょう。

世の中の状況や会社環境の変化を起因として、新たなトラブルが見つかる可能性もあります。改革の進行と併せてフィードバックの実施が大切だと覚えておきましょう。

例えば月次報告や定例会を実施し現状把握と課題の抽出、改善を繰り返すことがおすすめ
です。会社関係者を巻き込みつつ、改革を進行していきましょう。

ステップ5：効果を測定する

業務プロセスの実行と同時に効果測定を実施します。効果測定を行うことで月次報告で利用する資料を作成できるほか、目標達成率の評価に利用可能です。効果測定の結果をもとに改善を実施し、BPRの精度を高めていきます。

評価基準に決まりはないので、5段階評価や点数化によって自社の状況を可視化しましょう。

BPR導入に役立つ3つの手法

BPRを加速するために欠かせない要素として、ここではよく利用されている3つの手法を解説していきます。BPR導入時のリスクを減らすため、紹介する手法を役立ててみてはいかがでしょうか。

ERP（Enterprise Resources Planning）

ERPとは、企業の基幹情報を管理する次の機能をプランニングできるシステムのことです。

• 財務会計
• 予算
• 人材
• 在庫

企業経営において重要となる「人・物・金・情報」を一括管理できることはもちろん、導入することによってBPRのデータ集計を簡略化できます。ERPはクラウドで利用できるシステムも多く、インターネット環境があれば上層部から社員まで簡単にデータ入力やチェックを行えるのが魅力です。

各種情報を一元管理できることから、BPRの導入ハードルを下げられます。

シェアードサービス

シェアードサービスとは、親会社・子会社のように複数のグループを持つ企業向けの改革手法です。各企業内で分かれる人事、総務、法務のコーポレート業務を集約しルールを標準化させることによりコスト削減効果や作業効率化を得られます。

複雑化しやすいBPRはルール決めすることによって、複数企業間でも事業改革が進めやすくなります。シェアードサービスを利用していけば、大規模な事業展開を行う企業でも導入可能となるでしょう。

BPO（Business Process Outsourcing）

BPOとは、業務プロセスの一部を継続してアウトソーシングする手法です。従来のアウトソーシングは単発的に外部委託するのが一般的でした。これに対し、BPOは永続的に外部委託し続けるため一子会社として業務を任せることになります。

継続して依頼することにより、社員は中核業務に集中でき効率よくBPRを実行できます。また外部委託を長期化することにより、委託金の変動率を小さくすることも可能です。コスト縮減にも効果を発揮するためBPRと併せて利用されています。

BPR推進に効果的なフレームワーク

BPRを導入して推進する際には、計画の枠組みを構成しやすくする「フレームワーク」の利用をおすすめします。ここでは、4つの効果的なフレームワークを見ていきましょう。

ECRSの原則

ECRSの原則とは、既存ビジネスを以下の4項目に分割し改善点を見つけていくフレームワークです。

• 排除
• 結合
• 交換
• 簡素化

例えば、企業が展開する各事業に対し「本当にこの既存ビジネスが必要なのか？」という問いを作成します。そこから利益やコスト、継続リスクなどを勘定し当てはまる項目に記入していく分析方法です。

業務をカテゴライズできれば、自然と削減するべきポイントが見えてくるでしょう。とくに事業数が多い企業にとって有効な手段だと言えます。

シックスシグマ

シックスシグマとは、標準偏差を活用して業務エラーを抑えていくフレームワークです。次に示す5項目を利用し数値で業務の評価を行います。

• 定義
• 測定
• 分析
• 改善
• 定着

ビジネスにおける損失やコストといったエラーをあぶり出し、標準偏差の許容基準外のエラーを改善していきます。会社によって「現状値」「目標値」といった設定を行うことで利用できます。数値として業務を判断したいときに活用しましょう。

4C分析

4C分析とは、業務価値を4つの分野で評価していくフレームワークです。頭文字にCの付く次の4項目から業務の特徴を具体的に言語化していきます。

• 対話（Communication）
• 利便性（Convenience）
• 費用（Cost）
• 顧客が感じる価値（Customer Value）

顧客の目線から事業の評価を行うため、購買に効果的な分析が可能です。顧客の目線で考えることによって、BPRの課題を抽出しやすくなるところも特徴でしょう。

SWOT分析

SWOT分析とは、事業に関連する「内部要因」と「外部要因」から事業計画を作り出すフレームワークです。

各要因が持つ強み・弱み・機会・脅威の面から事業展開についてのメリット・デメリットを判断していきます。現状のビジネスの特徴を把握できることはもちろん、将来的な強み・弱みの変動やリスクマネジメントにも効果を発揮するのが特徴です。

BPRが進まないときに考えられる原因

すでにBPRの導入を開始している企業もあるでしょう。しかし、BPRの取り組みが上手く進まないと悩んでいる方も多いはずです。

ここからはBPRが停滞している原因を3つの項目に分けて紹介していきます。

目的が設定されていない

BPRを成功へ導くためには目標設定が必要です。目標が決まっていなければどのような取り組みが必要なのか判断できないことはもちろん、担当者同士の連携が取れません。

課題を抽出して改善するためには、業務をどのように改革したいのか検討することが大切です。まずは目指す姿を明確にして目標設定を実施してください。

具体的な改革案が策定されていない

中には抽象的な改革案を策定し、BPRを進行している企業もあるはずです。ただし、抽象的な施策ではリスクマネジメントが行えないことはもちろん継続的な効果測定ができません。

BPRを実施するときにはあらかじめゴールを決めておかなければ失敗する可能性があるため、注意してください。

大きく全社的な業務改革から行っている

初めてBPRに取り組んでいるにも関わらず、全社的な大規模活動を始めていないでしょうか。もし手探り状態で動くのであれば、ひとつの事業など小規模な改革から実施していくのをおすすめします。

段階的にBPRを実施し少しずつ手を広げていくほうが、少ないリスクで成功をつかみ取ることができるでしょう。

BPR導入による成功事例

BPRを成功させるため、事前にBPRの導入で成功した事例を見ていきましょう。

ここでは、3つの事例を紹介します。何を目標にしてどのように動いたのか把握するためにチェックしてみてください。

事例1：静岡県

第三者となる専門家の視点を取り入れ課題を抽出し、改善点を明確にしているところが特徴です。この取り組みでは1人1改革運動や業務フローの見える化、書類の電子化など課題に応じた具体的な解決策を見つけて実行しています。

BPRを通して、さまざまな働き方への対応や行政の生産性向上など、よりよいサービス提供を目指しています。

事例2：岩手県

岩手県では、2019年から10年間をかけて計画している「いわて県民計画」の一環としてBPRに取り組んでいます 。

財政不足や労働環境の改善を解決するため、コンサルティング会社のサポートを受けつつ進めているところが特徴です。

BPRの対象者は組織にとらわれず幅広い年齢層から選出し、チームプロジェクトとして業務改革に取り組んでいます。結果として、業務プロセスの見直しや慢性的に発生していた残業を削減できるなど、仕事効率化の課題解決ができました。

事例3：ビズリーチ

業務プロセスを改革していくためチームプロジェクトとしてBPRチームを発足し、データ一元管理など顧客および社員の情報を管理を可視化することに成功しています。

作業効率化できたことに伴い従来の社内リソースを顧客サービスに充てられるなど、顧客満足度にも効果を発揮しました。

まとめ

事業の無駄をなくすためフレームワークを活用した抜本的な改革など、現代でも通用する事業が求められている状況です。BPRの導入を検討しているのなら、この記事で紹介した手法やフレームワークを活用し、業務改革を開始してみてはいかがでしょうか。